„DATEV sichert doch meine Daten“ ist einer der häufigsten Irrtümer, denen wir in Kanzleien in Hannover begegnen. Richtig ist: DATEV sorgt für Redundanz und Verfügbarkeit in seinem eigenen Rechenzentrum. Für die Sicherung der lokalen Serverinstallation, des DATEV-Arbeitsplatzes und aller Daten, die auf Kanzleirechnern liegen, sind Sie als Kanzlei selbst verantwortlich.
Warum das für Kanzleien besonders heikel ist
Steuerrelevante Unterlagen unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht nach Handels- und Steuerrecht. Ein Datenverlust ohne funktionierendes Backup ist für eine Kanzlei nicht nur ärgerlich, sondern kann handfeste haftungsrechtliche Folgen gegenüber Mandanten haben. Gleichzeitig verlangt die DSGVO, dass personenbezogene Mandantendaten verschlüsselt und nachweisbar sicher aufbewahrt und nach Ablauf der Frist auch wieder zuverlässig gelöscht werden.
Die 3-2-1-Regel als Grundgerüst
Für DATEV-Umgebungen hat sich ein dreistufiges Sicherungskonzept bewährt:
- 3 Kopien der Daten: das Original plus zwei unabhängige Sicherungen
- 2 verschiedene Speichermedien: zum Beispiel ein lokales NAS und eine Cloud-Sicherung
- 1 Kopie an einem anderen Ort: offsite oder in der Cloud, damit ein Brand oder Diebstahl im Büro nicht auch die Sicherung vernichtet
In der Praxis bedeutet das häufig: tägliche, inkrementelle Sicherung auf ein lokales NAS für den schnellen Zugriff im Alltag, eine verschlüsselte tägliche Cloud-Sicherung als Offsite-Kopie, und eine wöchentliche externe Kopie für die längerfristige Archivierung.
Was den Aufwand – und damit die Kosten – wirklich bestimmt
Pauschale Preise für „DATEV-Backup“ sind wenig aussagekräftig, weil drei Faktoren den Aufwand pro Kanzlei stark unterscheiden:
- Datenvolumen. Ein DATEV-Dokumentenmanagement-System kann je nach Kanzleigröße von wenigen Dutzend bis zu mehreren hundert Gigabyte reichen – das bestimmt direkt den Speicherbedarf und die Übertragungszeit.
- Speichermodell. Eine reine NAS-Lösung ist günstiger in der Anschaffung, eine verschlüsselte Cloud-Sicherung bietet dafür bessere Ausfallsicherheit bei Bränden oder Einbrüchen – meist ist eine Kombination aus beidem sinnvoll.
- Wiederherstellungszeit. Je schneller eine Kanzlei nach einem Ausfall wieder arbeitsfähig sein muss, desto anspruchsvoller – und teurer – die Infrastruktur dahinter.
Eine ebenso wichtige, aber oft unterschätzte Empfehlung: Die Wiederherstellung sollte mindestens einmal im Monat aktiv getestet werden. Ein Backup, das im Ernstfall nicht zuverlässig zurückspielt, ist keine Absicherung, sondern nur ein trügeriches Gefühl von Sicherheit.
Was eine Kanzlei in Hannover jetzt prüfen sollte
- Wird die lokale DATEV-Installation überhaupt separat gesichert, oder nur auf das DATEV-Rechenzentrum vertraut?
- Liegt mindestens eine Sicherungskopie räumlich getrennt vom Kanzleistandort?
- Wurde eine Wiederherstellung in den letzten vier Wochen tatsächlich getestet?
- Sind die Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Belegarten sauber abgebildet?
Wenn eine dieser Fragen mit „unsicher“ beantwortet wird, lohnt sich ein genauer Blick auf die bestehende Sicherungsstrategie. Wir schauen uns das für Kanzleien in Hannover gerne konkret an und sagen ehrlich, wo Nachholbedarf besteht und was er ungefähr kosten würde.
Sources:
– [DATEV Backup Strategie für Steuerkanzleien | Stüber Computer](https://www.stueber-computer.de/datev-backup-steuerkanzlei/)
– [Aufbewahrungsfristen 2026 – was Sie wissen müssen | Ecovis KSO](https://ecovis-kso.com/blog/aufbewahrungsfristen-2026/)
