Kurz gesagt: IT-Dienstleister rechnen meist auf eine von drei Arten ab: nach Aufwand mit Stundensatz, mit einem Wartungsvertrag zum monatlichen Pauschalpreis oder mit einer Flatrate pro Benutzer. Welches Modell günstiger ist, hängt von der Zahl der Arbeitsplätze, dem Zustand Ihrer IT und davon ab, wie viel Sicherheit Sie bei den Kosten brauchen. Vergleichen Sie Angebote nie nur über den Monatspreis, sondern über Leistungsumfang, Reaktionszeit, Laufzeit und Zusatzkosten.
Die drei Abrechnungsmodelle im Vergleich
1. Nach Aufwand (Stundensatz)
Sie zahlen nur, wenn Sie Hilfe brauchen, abgerechnet nach Zeit. Gut für sehr kleine Büros mit stabiler IT und wenig Anfragen.
- Vorteil: keine Fixkosten, kein Vertrag.
- Nachteil: Kosten schwanken, und vorbeugende Wartung findet oft nicht statt, weil niemand sie beauftragt.
- Darauf achten: In welchen Schritten wird abgerechnet, etwa pro angefangene 15 Minuten? Kostet die Anfahrt extra?
2. Wartungsvertrag (monatliche Pauschale)
Der Dienstleister übernimmt zu einem festen Monatspreis definierte Aufgaben: Updates, Überwachung, Kontrolle der Datensicherung und oft ein Kontingent an Support.
- Vorteil: planbare Kosten, Probleme werden erkannt, bevor sie den Betrieb stören.
- Nachteil: Sie zahlen auch in ruhigen Monaten.
- Darauf achten: Was ist genau enthalten, und was kostet Support außerhalb des Vertrags?
3. Flatrate pro Benutzer oder Arbeitsplatz
Ein fester Preis pro Mitarbeiter oder Gerät deckt Support und Wartung ab, manchmal inklusive Lizenzen wie Microsoft 365.
- Vorteil: sehr einfach kalkulierbar, Support „unbegrenzt“.
- Nachteil: Projekte wie ein neuer Server oder ein Umzug sind fast nie enthalten. Lizenzen im Paket sind oft teurer als direkt gekauft.
- Darauf achten: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und was bei einer Kündigung mit Ihren Daten und Lizenzen passiert.
Wovon die Kosten wirklich abhängen
- Anzahl der Arbeitsplätze, Server und Standorte. Jedes Gerät muss aktualisiert und überwacht werden.
- Zustand und Dokumentation. Eine gewachsene, undokumentierte IT braucht am Anfang mehr Aufwand. Danach sinken die laufenden Kosten meist deutlich.
- Branchensoftware. Praxissoftware, DATEV oder eine Warenwirtschaft erfordern Abstimmung mit dem Softwarehaus.
- Zugesagte Reaktionszeit. Je schneller garantiert reagiert werden muss, desto teurer.
- Datensicherung. Speicherplatz in der Cloud und außer Haus kostet laufend. Mehr unter Datensicherung Hannover.
- Alter der Hardware. Alte Geräte verursachen mehr Störungen und damit mehr Support.
Versteckte Kosten, nach denen Sie fragen sollten
- Anfahrtspauschalen und Mindestabrechnung bei Vor-Ort-Terminen
- Aufschläge auf Lizenzen und Hardware
- Einrichtungsgebühr bei Vertragsbeginn
- Kosten für Projekte außerhalb der Pauschale
- Gebühren für die Übergabe der Dokumentation, wenn Sie den Dienstleister wechseln
Was kostet es, keine Betreuung zu haben?
Die Gegenrechnung lohnt sich. Ein Rechenbeispiel: Fallen in einem Büro mit 8 Mitarbeitenden die Server für 4 Stunden aus, und eine Arbeitsstunde kostet den Betrieb intern 40 Euro, dann sind das 8 × 4 × 40 = 1.280 Euro, ohne verärgerte Kunden und ohne Kosten für eine Datenrettung. Setzen Sie für Ihren Betrieb Ihre eigenen Zahlen ein.
Checkliste: So vergleichen Sie Angebote fair
- Welche Leistungen sind genau enthalten, und welche nicht?
- Wie wird Support außerhalb der Pauschale abgerechnet?
- Welche Reaktionszeit wird zugesagt, und zu welchen Zeiten?
- Wer ist mein fester Ansprechpartner?
- Wie lang ist die Mindestlaufzeit, wie lang die Kündigungsfrist?
- Wird die Datensicherung regelmäßig mit einer Probe-Wiederherstellung getestet?
- Bekomme ich eine Dokumentation meiner IT, und gehört sie mir?
- Sind Lizenzen enthalten, und zu welchem Preis im Vergleich zum Direktkauf?
Wie ich abrechne
Bei IT Service Yemut haben Sie die Wahl: einzelne Aufträge nach Aufwand oder eine laufende IT-Betreuung mit Wartungsvertrag zu planbaren monatlichen Kosten. Es gibt keine Pflichtpakete und keine Mindestlaufzeit für Einzelaufträge. Nach einem kostenlosen Erstgespräch nenne ich Ihnen den Aufwand vorab, und Ihre IT-Dokumentation gehört Ihnen. Ich betreue Firmen, Praxen und Kanzleien mit etwa 2 bis 50 Arbeitsplätzen in Hannover und der Region.
Rufen Sie an, dann schätze ich Ihren Aufwand ein: 0511 515 445 79.
Häufige Fragen
Ist eine Flatrate günstiger als Abrechnung nach Aufwand?
Nicht automatisch. Bei stabiler IT und wenigen Anfragen ist Aufwand oft günstiger. Bei vielen Mitarbeitenden und häufigen Anfragen bringt eine Pauschale Planbarkeit. Entscheidend ist, was jeweils enthalten ist.
Sind Microsoft-365-Lizenzen in der IT-Betreuung enthalten?
Das hängt vom Anbieter ab. Lassen Sie sich Lizenzen im Angebot getrennt ausweisen, dann können Sie die Preise mit dem Direktkauf vergleichen.
Was kostet der Wechsel zu einem neuen IT-Dienstleister?
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme: Geräte, Zugänge, Benutzer und Netzwerk. Wie aufwendig das ist, hängt vor allem davon ab, ob eine Dokumentation vorhanden ist.