Digitalisierung eines sozialen Trägers, von verstreuten Postfächern zur gemeinsamen Cloud.

Der Träger beschäftigt rund 70 Mitarbeitende, die meisten davon direkt bei den betreuten Kindern und Jugendlichen vor Ort. Die E-Mail-Postfächer lagen bei einem klassischen Webhoster, eine gemeinsame digitale Ablage für alle gab es noch nicht. Gleichzeitig tauscht der Träger regelmäßig sensible Daten mit Behörden aus, das muss datenschutzkonform laufen.

• E-Mail-Umzug zu Microsoft 365. Rund 60 Postfächer vom alten Hoster nach Exchange Online umgezogen, inklusive Verteilerlisten. Für Mitarbeitende im Außendienst passende günstige Lizenzen, für die Verwaltung Microsoft 365 Business Standard mit Teams.
• Gemeinsame Ablage in SharePoint. Eine klare Ordnerstruktur für Fallmanagement, Personal, Verwaltung, IT und Prozesse.
• Datenaustausch mit Behörden. Sensible Unterlagen gehen über eine selbst betriebene Nextcloud statt über allgemeine Cloud-Dienste. Microsoft 365 bleibt für die interne Zusammenarbeit.
• Fachsoftware und Aufgabenplanung. Einführung einer Fachsoftware für das Fallmanagement und Aufgabenplanung mit Microsoft Planner.
• iPads mit zentraler Geräteverwaltung. Rund 60 iPads für die Mitarbeitenden laufen über den Apple Business Manager in eine MDM-Lösung, benutzerbezogen mit Anmeldung über Entra ID. Die benötigten Apps kommen zentral auf die Geräte.
• Zweiter Standort in Hildesheim. Einrichtung und Support vor Ort, zum Beispiel bei Druckern, damit beide Standorte gleich gut arbeiten können.

Alle Mitarbeitenden arbeiten mit einer einheitlichen E-Mail-Umgebung und einer gemeinsamen Ablage, und die iPads werden zentral eingerichtet statt Gerät für Gerät von Hand. Lizenzen, Geräte und den laufenden Support betreuen wir weiter, an beiden Standorten.